E-Mail Archivierung

Gesetzliche Verpflichtung -  E-Mail Archivierung ist ab 01. Januar 2017 verpflichtend
Die letzten Schonfristen und juristischen Übergangsfristen sind zum 31.12.2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 sind die gesetzlichen Regelungen zur Archivierung von E-Mails extrem verschärft worden. Ab dem 01. Januar 2017 gelten vollumfänglich und ausnahmslos die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Vorgaben für die Umsetzung - Was heißt das für Ihr Unternehmen?
Für alle Unternehmen, die Ihre Aufträge und Projekte sowohl analog als auch digital bearbeiten, gilt ab 01.01.2017 die vollumfängliche gesetzliche Pflicht zur elektronischen Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente und Geschäftsbriefe. Die Archivierung hat in einem revisionssicheren Archiv zu erfolgen und betrifft die Unternehmen unabhängig von Größe, Branche oder strukturellen Zusammensetzung. Darunter fallen digitale Dokumente als auch in Papierform vorliegende Dokumente wie z. B. Geschäftsunterlagen der Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnungen, Zeiterfassungen, Regiebelege, Arbeitszeitnachweise usw...

Es wird von folgender Regelung bei der Auslegung ausgegangen:
Für alle Belege, die in der Buchführung Verwendung finden, ist von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD auszugehen. Seit 01.01.2017 erfordert die ordnungsgemäße Buchführung (GoB) die E-Mail-Archivierung.
Dabei sind alle Dokumente, Unterlagen und Korrespondenz eingeschlossen, mit denen Aufträge und Projekte vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht werden (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Aufträge, Handelsbriefe, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege, Verträge).

Technische Anforderungen - Manipulationssichere E-Mail-Archivierung
Den Anforderungen nach müssen steuerlich relevante Dokumente und E-Mails vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Der Gesetzgeber schreibt ein Archivierungssystem vor, dass eine technische Unveränderbarkeit gewährleistet. Die reine Ablage der Daten in einem Dateisystem oder Emailsystem erfüllen unter Anderem gerade diese Anforderungen nicht. Die Dokumente müssen nicht nur archiviert und wiederauffindbar sein, sondern auch für Abrufe verfügbar vorgehalten werden. Um die entsprechende rechtliche Verwendbarkeit der Dokumente zu erreichen sind ein Signaturdienst und Zeitstempel ebenso wie die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nötig.

Aufbewahrungsfristen - Wie lange müssen die E-Mails aufbewahrt werden?
Mit den Regelungen zur manipulationssicheren digitalen Langzeitarchivierung geschäftlicher Unterlagen gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche berufsspezifische Dokumente und Unterlagen in digitaler Form gelten mindestens wie in der papiergebundenen Form.

Rechtsverletzungen - Wie werden Zuwiderhandlungen vom Gesetzgeber geahndet?
Bis zum Ende des Jahres 2016 musste in allen Unternehmen die Umstellung auf eine digitale Langzeitarchivierung der steuerlich relevanten Geschäftsdokumente unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen erfolgt sein. Seit dem 01. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD keine Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Es drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Kann ein Unternehmen während einer Betriebsprüfung das geforderte Datenmaterial nicht liefern, wird es vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt, was finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens geht. Mit Inkrafttreten der GoBD muss jeder Wirtschaftsprüfer alle nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. Das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg zur gesetzestreuen Umsetzung können immense Kosten verursachen, da sie in den organisatorischen Arbeitsalltag eingreifen und erhebliche Zeit in Anspruch nehmen.

Compliance - Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung
Die gesetzeskonforme, revisionssichere und automatische E-Mail-Archivierung stellt Innopact IT-Systeme für Ihr Unternehmen über die Partner MailStore, Reddoxx oder Securepoint sicher. MailStore, Reddoxx und Securepoint sind weltweit führend im Bereich der E-Mail-Archivierungslösungen. Die Software „made in Germany“ bietet eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung zu einem fairen Preis inklusive einfacher Bedienbarkeit und vielen Features. Gern beraten wir Sie ausführlich und verständlich zum Thema „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“. Sprechen Sie uns bei Fragen oder Unsicherheiten an – wir sind für Sie da.

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